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企业印章管理,这几条你一定要做到

北京刻章 被浏览: 0次 日期:2019/10/19 9:26:30

近年来,现代企业规模不断扩大,在全国各地设有下属分子公司,业务往来频繁。这就出现了印章种类繁多,用章分散,合同管理混乱、外带频繁等诸多问题,无形中增大了印章的使用安全风险。在这种状态下,企业想要实时掌控印章使用动态难上加难!本文北京刻章就给大家介绍一下企业印章管理当中必须要做到的几点

企业印章管理,这几条你一定要做到


印章在企业经营管理中举足轻重,个头小,关系大,一经盖章的文书、合同、协议等,都需要承担相应的法律责任和义务。印章的合法合规管理,是企业内部控制的基础工作,企业应当给予足够的重视。下面让我们一起来看看印章的相关案例:


1、这不仅仅是一张白纸


公司会计员欧某辞职后,A公司收到一张法院的传票。原来,欧某在申请用印流程后,曾在一张白纸上多盖了一个公司公章交给某供货商,对方拿着这张“白纸”打印了一份结算单,多算了20万货款。如今找欧某要不到钱,就把公司诉至法院。


公司认可该结算单上的公章是真的。只要公章是真实的,那么无论是先盖章还是先打印文字,并不影响该结算单的有效性。因此,法院判决A公司按结算单上的数额支付全部货款。


2、这算不算作废


B公司因业务需要,将原圆形合同专用章更换成方形。因疏忽,未登记收回或销毁并由李某保管。后李某辞职甲公司收到法院传票,方知李某用圆形作废章,同一家商场订立了购销合同,收定金30万元后下落不明。商场遂以违约为由,要求甲公司双倍返还定金。


甲公司在更换合同专用章后,并未由工商行政管理机关登记收回或销毁,说明该合同专用章对外仍具有法律效力。甲公司对该印签未妥善保管,商场并不知内情并误以为李某具有代理权,故合同有效,甲公司应承担返还定金的责任。


3、这个柜子一定要锁


印章管理员刘某因突发事件,被领导临时要求开会,匆忙间公章入柜后未落锁。办事员刑某恰巧急于用印,流程尚未审批完成,本想商量通融,见座位无人,便擅自用印且未做任何登记。后该办事员因供应商催促,遂直接将用印资料交于对方。但此用印需求在随后的审批中被驳回,而合同因加盖公章已正式生效。


刑某在此次事件中负直接责任,但刘某因个人疏忽,未妥善保管公章,也需承担相应责任。经备案的公章属于合法公章,受法律保护。公司需承担因公章保管不善造成的损失。


其实从根本上看这3个案例,还要追究到纸质合同、线下盖章本身存在的风险性,目前传统印章存在的弊端主要有以下几方面:


1、双方签订合同时,认章不认人,他人使用假冒印章时不易察觉,印章真假难辨,人们缺乏对于伪造印章的防范意识。当企业遇到法律纠纷时,往往已经时隔比较久,且拿不出具有说服力的证据证明假章真盖,真章假盖,只能公司吃亏。


2、流程错乱,文件盖章、归档秩序不规范。企业存在大量需要盖章的文件时,需人工进行审核再盖章;通常没法保证一一核对,也没有时间核对,不少单位在要求领导出差或者休假前签署空白页,签字盖章的空白页存在潜在风险。


3、异地用印管控困难,一个组织只能有一个公章,分处在各地的分公司或下属机构只能寄送用章文件,耗时耗力,且难以管理;同时异地用印成本高,时间周期长。


4、线上商城,分销商,供应商系统用印业务繁琐,电子商务采用实体公章,文件签署需采用传统面签或快递方式,非常不便。


当今社会,已迎来智能化和信息化的时代,公章管理也要跟上时代步伐,走进智能化信息化时代。随着电子合同、电子签章概念的不断普及与推广,电子合同、电子签章应用不断深入组织内部印章使用与管理过程中。


通过电子化签署模式将改善现有的合同敲章慢、印章管理难、用章风险高等问题。更加全面化、系统化、个性化的企业组织印章管理也将不断被应用到组织内部。组织印章管理效率与风险控制能力得以全面改善。


电子印章有哪些类型?

公章类:电子印章制作必须有要做实物章,才能做电子章。(公章包括行政章,财务章,合同专用章,发票专用章、报关专用章、)


私章类:电子印章制作必须是法人申请(私章包括法人代表私章、签名章)


杂章,签名章:可直接申请电子印章。(个人、内部工作章)


如何保障用户身份真实 ?

安印建立了一套规范的线上/线下身份认证体系,在办理电子印章时保障企业或个人身份可信。


线上认证:“一照一码”新办企业在工商注册时可同时申请办理电子印章,完成用户身份的初次审核。


线下认证:企业在印章店办理电子印章时需要企业提供营业执照、法人身份证、法人授权书、实体印章,并现场采集办理人图像与身份证进行比对 。


如何保障签章行为可信?

硬件安全:安印电子印章采用智能密码钥匙+密码的双重保障机制,完全遵循国密标准,具备和银行U盾相同的安全防护能力。


证书安全:采用工信部认证的CA证书机构颁发的数字证书进行数字签名,签章后的文档将被锁定不能修改。


日志安全:电子签章自动记录盖章时间、电脑IP,MAC地址等关键信息,用户可以在电子印章云平台上随时查看签章日志,便于后续追溯 。


安印电子印章的技术特点:

不可抵赖 :保证签章人身份的真实性和法律有效性。


不可篡改 :保证签章对象(电子合同、电子标书、电子单据等)信息的真实性和完整性。


不可伪造 :提供与纸质文件盖章相同的可视效果,且印章不可单独剥离。


易于验证 :结合数字签名技术,可在文件打开时,展示验证不通过时的图像效果。


回归本源,随着现代企业边界的逐步延伸,印章的运用范围也会越来越广,如何合理的提升信息化技术,推动优化企业公章管理的模块效能,安印电子印章是个不错的选择!


作为国内领先的电子签章及信息安全提供商,安印的电子签章解决方案,拥有传统印章不可比拟的安全性和便捷性,最大程度避免公章被滥用、盗用,在有效防范合同盖章风险的基础上,为企业压缩各项成本,提升业务办理效率。